(Dân trí) -Microsoft Office 2010 là bộ ứng dụng văn phòng mạnh mẽ và ẩn chứa nhiều
tính năng bí mật. Dưới đây là một vài thủ thuật để khai thác sức mạnh
của công cụ Microsoft Word 2010.st1\:*{behavior:url(#ieooui) }
Lưu ý: Trong bài viết, khi
đề cập đến giao diện mẫu là đề cập đến cách trình bày và hiển thị của
văn bản, chứ không đề cập đến giao diện của Word. 1. Hướng dẫn chỉnh sửa giao diện văn bản mẫu của WordCan thiệp và chỉnh sửa giao diện mẫu của Word có
thể giúp bạn tùy biến và tùy trình bày trang văn bản được hợp lý hơn.
Thực hiện theo các bước dưới đây để tiến hành sửa lại giao diện mặc
định của Word:
- Giao diện mẫu chứa trong file Normal.dotm. Thông thường, Microsoft Office sẽ lưu trữ đồng thời nhiêu file mang tên Normal
(ứng với các phiên bản). Để tìm và can thiệp vào file Normal.dotm, đầu
tiên, bạn phải tắt đi tính năng ẩn phần mở rộng của file.
- Nếu đang sử dụng Vista/7, nhấn
Start, gõ Folder Options vào hộp thoại tìm kiếm. (Nếu sử dụng Windows XP, Mở cửa sổ My Computer, chọn
Tools -> Folder Options).
- Tại cửa sổ
Folder Options, chọn tab
View, đánh dấu bỏ tùy chọn “
Hide extensions for know file type”, click
OK để xác nhận.
- Quay trở lại cửa sổ Word 2010, chọn
File -> Open. Tại hộp thoại
Open, bạn chọn mục
Templates ở menu bên trái.
- Ở danh sách bên phải, kích đôi vào file
Normal.dotm để tiến hành chỉnh sửa file này. (tương tự như chỉnh sửa
trên 1 file văn bản).
Mọi sự thay đổi, thiết lập về cách thức trình bày,
font chữ… trên file Normal.dotm sẽ ảnh hưởng và trở thành mặc định trên
mọi file văn bản được soạn thảo bởi Word trên máy tính.
2. Tạo header và đánh số trang mặc định: Nếu bạn muốn mọi văn bản khởi tạo đều được đánh số
trang theo mặc định, mở file giao diện mẫu của Word (Normal.dotm, như
cách đã hướng dẫn ở trên), đến tab Insert, chọn
Page Number và chọn vị trí, định dạng số trang muốn hiển thị. Cuối cùng, lưu lại thay đổi và đóng file Normal.dotm.
Bây giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ được đánh dấu trang như bạn đã thiết lập.
3. Mặc định đánh số trang từ trang văn bản thứ 2: Thông thường, bạn sử dụng trang đầu tiên cho văn
bản để trình bày trang bìa, điều này có nghĩa rằng sẽ phải đánh dấu số
trang từ trang thứ 2 của văn bản.
Để thực hiện điều nãy, mở file Normal.dotm như đã hướng dẫn, chọn tab
Page Layout. Tại mục
Page Setup, kích vào
More Arrow (nằm ở góc dưới bên phải). Hộp thoại
Page Setup sẽ được xuất hiện.
Khi hộp thoại này xuất hiện, chọn tab
Layout, bên dưới mục
Headers và Footers, đánh dấu vào tùy chọn
Different First Page. Nhấn
Ok để xác nhận.
Cuối cùng, lưu và đóng file Normal.dotm. Từ bây
giờ, mọi file văn bản được khởi tạo sẽ chừa lại trang đầu tiên không
đánh số trang để bạn trình bày nội dung trang bìa.
4. Khôi phục giao diện mẫu mặc định của Word: Trong trường hợp bạn đã tiến hành các chỉnh sửa
như đã hướng dẫn ở trên, nhưng rồi không muốn tiếp tục sử dụng giao
diện đó mà muốn Word quay trở lại mẫu mặc định ban đầu, bạn có thể thực
hiện theo các bước sau:
- Đóng cửa sổ soạn thảo Word đang mở (nếu có).
- Với người dùng Windows Vista/7, kích Start, gõ
%appdata%\Microsoft\Templates vào khung tìm kiếm và nhấn
Enter.
- Cửa sổ thư mục chứa các giao diện của Word sẽ
được xuất hiện. Bây giờ, bạn chỉ việc xóa đi file Normal.dotm (file
giao diện mẫu có được sau khi bạn chỉnh sửa). Sau đó, kích hoạt Word,
file Normal.dotm nguyên mẫu (như mặc định, chưa qua sự thay đổi nào) sẽ
được khởi tạo trở lại và các file văn bản sẽ lại sử dụng mẫu giao diện
mặc định này như trước đây.
Với người dùng Windows XP, bạn truy cập vào thư mục chứa Templates của Word theo đường dẫn
C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 5. Thay đổi font chữ mặc định của Word: Font chữ mặc định của Word 2010 là Calibri, một font chữ ít được sử dụng tại Việt Nam. Để thay đổi trở lại font chữ mặc định vẫn thường sử dụng tại nước ta (Times New Roman), bạn nhấn tổ hợp phím
Ctrl – Shift – F, hộp thoại
Font sẽ được bật mở.
Chọn font chữ Times New Roman tại mục Font, sau đó nhấn
Save as Default, chọn “
All documents based on the Normal.dotm template” rồi nhấn
OK để xác nhận.
6. Thay đổi cách bố trí mặc định của trang văn bản: Bạn có thể thay đổi cách bố trí mặc định của văn
bản như căn lề, khoảng cách giữa các đoạn, các hàng… bằng cách nhấn tổ
hợp phím Alt-O, rồi nhấn tiếp phím P để mở hộp thoại Paragraph.
Tại hộp thoại
Paragraph hiện ra, thay đổi cách bố trí theo như ý muốn, sau đó nhấn nút
Save as Default.
Tiếp theo, mở tab
Page Layout, nhấn vào biểu tượng mũi tên (nằm ở góc phải của Page Setup), để mở hộp thoại Page Setup.
Tại hộp thoại này, bạn cũng tiến hành các thay đổi
cách bố trí trang văn bản theo ý muốn, rồi nhấn nút Save as Default để
lưu lại thành mặc định.
7. Đặt tính năng AutoFormat vào thanh công cụ: Đôi khi, bạn nhận được 1 văn bản được trình bày
một cách lộn xộn, các hàng sắp xếp không ngay ngắn, các đoạn không cách
đều nhau… khiến cho văn bản trở nên rất lộn xộn và khó đọc. AutoFormat
là tính năng cho phép bạn điều chỉnh để đưa văn bản về một định dạng
trình bày nhất định do bạn thiết lập. Tuy nhiên tính năng này không
được cung cấp sẵn trên menu của Word.
Để đưa AutoFormat vào menu sẵn có cửa Word, thực hiện theo các bước sau:
- Kích vào tab
File, chọn
Options. Tại hộp thoại
Word Options hiện ra, tìm đến mục
Quick Access Toolbar. - Tại mục
Choose Command from, bạn chọn ‘
Commands not in the Ribbon’. Sau đó tìm đến mục
AutoFomat từ danh sách liệt kê bên dưới, nhấn vào nút Add để đưa công cụ này vào thanh truy cập nhanh của Word 2010.
- Bây giờ, mỗi khi gặp những file văn bản trình
bày lộn xộn, bạn chỉ việc nhấn vào nút AutoFormat trên thanh truy cập
nhanh để đưa chúng về định dạng mặc định, có nội dung dễ đọc hơn.